Por Elena García, Directora Financiera de dentalDoctors.
A menudo, los dentistas olvidan el gran potencial que tiene una gestión eficiente de las compras de nuestra clínica en la generación de beneficios, y relegan esta función a un segundo plano, dando prioridad a otros aspectos de su actividad que, sin ser menos importantes, no deberían provocar el descuido de un aspecto que es clave en la gestión.
Por norma general, la mayor parte de las clínicas basan su estrategia de negocio en aumentar su volumen de facturación para conseguir mayores beneficios en detrimento de la mejora de la eficiencia interna y del control de gasto. Sin embargo, las compras de material representan un volumen importante en el total de los gastos de nuestra clínica por lo que es imprescindible dedicar esfuerzos a definir una estrategia de compras óptima que permita mejorar la cuenta de resultados.
Pero, ¿qué pautas hay que llevar a cabo para conseguir una gestión de compras efectiva que nos ayude a aumentar nuestras ganancias? A continuación enumeramos 4 claves que le ayudarán a conseguir este ambicioso objetivo.
- Controlar el stock.
El plan de compras debe estar directamente relacionado con nuestra estrategia de ventas, y en base a ella establecer las necesidades de compra de forma que se compre la cantidad óptima que permita desarrollar nuestra actividad tal y como está planificada, sin caer en los sobrecostes generados por adquirir cantidades mayores a las realmente necesarias. En otras palabras, el stock debe estar sano y equilibrado, con productos que roten en función de los tratamientos que tenemos previstos.
- Planificar en base a la agenda.
Conviene planificar las compras con la antelación necesaria para poder atender los tratamientos en agenda y que los pacientes no sufran las consecuencias de una mala gestión, ya sea por roturas de material o por compras rápidas de urgencia, que generan ineficiencias y finalmente encarecen el precio de los tratamientos.
- Seleccionar cuidadosamente los proveedores.
Hay que buscar aquellos proveedores que mejor se adapten a nuestras necesidades, que entiendan y compartan nuestra misión. El proveedor no debe ser sólo la empresa que nos suministra el material, debe ser nuestro aliado, pieza clave y fundamental para la consecución de nuestros éxitos. Para seleccionar al mejor proveedor para la clínica no sólo hay que tener en cuenta que el precio que ofrezca sea competitivo, sino que es primordial igualmente fijarse en otros criterios, como el servicio post-venta, la disponibilidad, los tiempos y cumplimiento de fechas de entrega, las condiciones de pago…
- Protocolarizar el proceso.
Además, es necesario establecer un procedimiento que indique claramente cómo se van a gestionar las compras desde un punto de vista administrativo y logístico. En él se debe describir la sistemática a seguir para lleva a cabo la formalización de las solicitudes de compra, así como la posterior tramitación de los pedidos, teniendo como resultado final la entrada de productos o servicios que cumplen con todos los requerimientos de la clínica. Un buen procedimiento que controle desde la entrada del material hasta el pago del mismo anula cualquier coste derivado de una gestión ineficiente asegurando así mejoras constantes en nuestros beneficios.
Una política de compras acertada es ahora más que nunca un factor crítico para la clínica dental. Como se ha analizado, qué, cuándo, a quién, y cómo comprar son decisiones que van a influir de manera definitiva en la rentabilidad de la consulta y, sobretodo y más importante, en la satisfacción de nuestros pacientes.
Por este motivo conviene que hoy mismo, sin más dilación, reflexione sobre la estrategia de compras que quiere desarrollar en su clínica para conseguir los objetivos y los resultados que desea.
Elena García Gómez es Licenciada en Económicas, Master en Dirección Financiera y Maitrise et Ingenieur Maitre, especialidad Banca y Finanzas. En la actualidad dirige el Departamento Financiero de dentalDoctors.
