Por Elena García Gómez.
El mes de enero es el momento óptimo para definir y poner en marcha el presupuesto anual de nuestra clínica, una herramienta clave, en la que vamos a plasmar nuestros objetivos anuales y los recursos que necesitamos para poder conseguirlos.
Sin embargo, este documento no es sólo la hoja de ruta que debe guiarnos en el desarrollo de nuestra actividad, sino que su utilidad va mucho más allá, pues un control regular de la ejecución del presupuesto además de servir para verificar su cumplimiento y detectar desviaciones sobre lo inicialmente planteado, proporciona información muy útil sobre el grado de cumplimiento de nuestros objetivos.
En definitiva, el presupuesto es el instrumento que nos va a permitir conocer la marcha de nuestra clínica, y poder manejar la situación para lograr los resultados esperados.
A continuación enumeramos 5 claves que servirán para elaborar y controlar de forma sencilla el presupuesto de nuestra clínica:
- 1. Los objetivos deben ser realistas y alcanzables. Para ello, debemos, analizar los datos del año anterior y las tendencias, y en base a ellos, realizar predicciones para 2014. Esto no quiere decir que no debamos ser ambiciosos, pero sí que es necesario tener en cuenta la situación actual y los factores externos que pueden afectar nuestra actividad.
- 2. Una vez definidos los objetivos, debemos cuantificar los recursos necesarios para llevarlos a cabo de forma óptima y eficiente. Para ello, debemos ser críticos analizando los datos del año anterior y plasmar en el presupuesto propuestas de mejora en la gestión de nuestros recursos que nos permitan mejorar la rentabilidad de la clínica.
- 3. Es fundamental comunicar los objetivos y recursos anuales a cada miembro de nuestra organización para que la implicación del personal con su cumplimiento sea máxima. En este sentido, los objetivos deben ser claros y precisos, y cada miembro de nuestro equipo debe saber no sólo cuáles son, sino los medios que tiene para conseguirlos.
- 4.El análisis de los datos reales respecto a las previsiones debe realizarse mensualmente y, en el caso de detectarse desviaciones, se deben buscar las causas y determinar las consecuencias que puedan tener en la evolución de nuestro negocio y en la consecución de nuestros objetivos.
- 5. Una vez analizadas las desviaciones, es importante tomar decisiones que permitan solucionarlas y encaminar nuestra actividad al éxito. Las decisiones adoptadas deben estar acompañadas de un plan de ejecución que defina de forma clara qué acciones hay que poner en marcha, cuándo, quienes son las personas que deben llevarlas a cabo y cuáles son los medios de los que disponen.
Hay que tener en cuenta que el presupuesto no es un documento estático e inamovible, y aunque lo hemos definido como nuestra hoja de ruta del año, puede ser revisardo semestralmente para adaptarlo a la realidad económica y a los cambios debidos a factores internos y externos a los que nos podamos enfrentar.
En cualquier caso, es un documento indispensable y fundamental para conseguir la excelencia en la gestión de nuestra clínica.
Elena García Gómez es Licenciada en Económicas, Master en Dirección Financiera y Maitrise et Ingenieur Maitre, especialidad Banca y Finanzas. En la actualidad dirige el Departamento Financiero de dentalDoctors.
